Digitale Innovation entsteht selten aus Selbstzweck. Sie entsteht dort, wo Unternehmen wachsen, Strukturen komplexer werden und der Alltag effizient organisiert sein muss. Genau an diesem Punkt stand auch Schweizer Reinigung mit ihren Standorten in Frick und Lenzburg. Zwei Standorte, neue Mitarbeitende im Betrieb und eine steigende Anzahl wiederkehrender Anfragen zu Dienstleistungen, Standorten und organisatorischen Abläufen führten zu einer zentralen Frage: Wie lässt sich die Administration entlasten, ohne an Servicequalität einzubüssen?
Unsere Empfehlung war ein Chatbot auf der Website mit klarer Aufgabe und klarer Haltung. So entstand Schwämmchen. Nicht als Spielerei, sondern als gezielt eingesetzte digitale Assistenz, die genau dort unterstützt, wo strukturierte Informationen immer wieder benötigt werden. Von Anfang an war klar: Schwämmchen muss effizient sein, aber ebenso kontrollierbar, verlässlich und nachvollziehbar.
Woher bezieht Schwämmchen sein Wissen?
Schwämmchen greift ausschliesslich auf bestehende Inhalte der Website sowie auf gezielt aufbereitete PDF-Dokumente zu. Diese Inhalte haben wir in einer eigenen Knowledge Base strukturiert zusammengeführt. Dadurch entstehen Antworten, die konsistent bleiben und sich klar an den verifizierten Informationen von Schweizer Reinigung orientieren. Freie externe Quellen oder unkontrollierte Inhalte haben wir bewusst ausgeschlossen.
Welche KI-Technologie steckt hinter dem Chatbot?
Technologisch basiert Schwämmchen aktuell auf OpenAI GPT-oss-120b. Dieses Large Language Model bietet eine sehr hohe sprachliche Qualität und ein gutes Verständnis für Zusammenhänge, lässt sich aber gleichzeitig präzise steuern. Betrieben wird das System auf Digital Ocean, mit Serverstandort Deutschland. Das sorgt für Stabilität, Transparenz und eine kontrollierte Infrastruktur. Die Architektur ist modular aufgebaut, sodass das eingesetzte Modell bei Bedarf austauschbar und zukünftig erweiterbar bleibt.
Wie wird gesteuert, wie kreativ der KI-Chatbot antwortet?
Ein zentraler Aspekt in der Konzeption von Schwämmchen ist die sogenannte Temperature des Sprachmodells. Sie beeinflusst, wie kreativ oder wie deterministisch ein Modell antwortet. Für Schweizer Reinigung haben wir uns bewusst für einen moderaten Wert entschieden. Dieses Setting ermöglicht natürliche, gut verständliche Antworten, ohne dass das Modell zu stark interpretiert oder vom Wissensstand der Knowledge Base abweicht.
Ergänzend dazu haben wir Schwämmchen mit klaren Instruktionen ausgestattet. Diese "Instructions" definieren Tonalität, Antwortlogik und den inhaltlichen Rahmen, in dem sich das Modell bewegen darf. In mehreren Wiederholungen wurden diese Vorgaben verfeinert und an reale Nutzungssituationen angepasst. Erst das Zusammenspiel aus Temperature, Instructions und Knowledge Base sorgt dafür, dass Schwämmchen konsistent, verlässlich und im Sinne des Unternehmens antwortet.
Wie wird sichergestellt, dass der KI-Chatbot zuverlässig bleibt?
Besonders wichtig waren für uns die Guardrails. Guardrails sind klare konzeptionelle Leitplanken, die definieren, was Schwämmchen darf und was nicht. Diese Regeln haben wir in mehreren Iterationen und Reviews gemeinsam erarbeitet und in Form von klaren System-Instructions umgesetzt. Sie stellen sicher, dass Schwämmchen keine Halluzinationen erzeugt, keine Vermutungen anstellt und bei fehlenden Informationen transparent reagiert.
Wie wird der Betrieb und das Verhalten des Chatbots überwacht?
Ergänzend dazu haben wir Log Stream Insights sowie Trace Storage aktiviert. Damit lassen sich Anfragen, Antwortpfade und das Systemverhalten detailliert nachvollziehen. So wird sichtbar, welche Fragen häufig gestellt werden, wie Schwämmchen reagiert und wo Optimierungspotenzial entsteht. Gerade für den professionellen Einsatz in KMU ist diese Transparenz ein wichtiger Qualitätsfaktor.
Welchen konkreten Nutzen bringt ein KI-Chatbot im Alltag?
Ein weiterer Mehrwert zeigt sich in der direkten Interaktion. Schwämmchen kann aktiv Informationen abfragen und bei Bedarf E-Mails versenden, zum Beispiel bei konkreten Anfragen oder Kontaktwünschen. Dadurch entstehen direkte Anfragen, ohne dass Mitarbeitende manuell eingreifen müssen. Die Administration wird entlastet, während Anfragen sauber strukturiert weitergeleitet werden. Zudem fragt Schwämmchen aktiv nach ob man nicht den Newsletter abonnieren will.
Wie lange dauerte die Umsetzung des KI-Chatbots?
Von der ersten Konzeption bis zum produktiven Einsatz vergingen rund zwei bis drei Monate. Diese Zeit umfasste nicht nur die technische Umsetzung, sondern auch intensives Testen auf unserer Seite sowie auf Kundenseite. Diese gemeinsame Validierung ist zentral, damit Schwämmchen im Alltag nicht als Fremdkörper wirkt, sondern als sinnvoll integrierter Bestandteil der Kundenkommunikation.
Lässt sich dieses KI-Chatbot-Konzept auch auf andere Projekte übertragen?
Dass sich dieses Know-how auch auf andere Anwendungsfälle übertragen lässt, zeigt unter anderem der Chatbot von mentors.plus. Dort nutzen wir das gleiche technologische Fundament, um eine Passung zwischen Mentor und Mentee herzustellen, indem Werte und Erwartungen systematisch abgeglichen werden. Unterschiedliche Kontexte, gleiche methodische Grundlage.
Was bedeutet das für andere KMU?
Chatbots sind längst mehr als einfache Antwortautomaten. Richtig konzipiert, werden sie zu Schnittstellen zwischen Wissen, Prozessen und Menschen. Ob im Kundenservice, in der Leadqualifizierung oder im internen Wissensmanagement, die Einsatzmöglichkeiten sind vielfältig und wachsen mit der Qualität der Konzeption.
Wenn auch Du die Vorteile eines durchdacht eingesetzten KI-Chatbots wie Schwämmchen nutzen möchtest, nimm gerne Kontakt mit uns auf. Wir beraten, konzipieren und setzen um.
