In unserem letzten Blog haben wir bereits über Dokumentationstools gesprochen, aber wie kann ein Team ohne vernünftige Tools für das Projektmanagement und die Zeiterfassung überhaupt arbeiten? Es gibt gefühlt unendlich viele Optionen, und da fällt die Entscheidung schwer, welche man nutzen oder miteinander kombinieren soll. Deshalb teilen wir heute mit euch, welche Tools wir verwenden und welche Erfahrungen wir mit ihnen gemacht haben.
Das Zusammenspiel von ActiveCollab und Toggl
In diesem Blog erklären wir, warum und wie wir ActiveCollab (Projektmanagement) mit Toggl (Zeiterfassung/Reporting) verknüpft haben. Beide Tools sind für sich alleine schon super, aber kombiniert entfalten sie ihr volles Potenzial! Out-of-the-Box konnten wir die beiden Programme aber leider noch nicht zusammen reden lassen, eine Standardintegration gibt es hier keine.
Was ist ActiveCollab?
ActiveCollab ist ein Projektmanagement-Tool, das Teams dabei hilft, ihre Arbeit zu planen, zu organisieren und effizient durchzuführen. In der zentralen Plattform können Projekte und Tasks erstellt, Aufgaben zugewiesen, Deadlines und Reminder gesetzt und anhand der Workload-Ansicht schliesslich die Zusammenarbeit verbessert werden. Ein Highlight: Man kann Projekte in verschiedenen Phasen verwalten und so immer den Überblick behalten. Eine weitere Besonderheit: Es gibt das Tool auch zum selber Hosten auf dem eigenen Server.
Das sind die Kernfunktionen von ActiveCollab:
- Projekt- und Aufgabenmanagement: Organisiere Tasks und Subtasks in Projekten mit klaren Timelines/Deadlines und Zielen.
- Aufgabenzuweisung: Verteile Tasks und Subtasks an Teammitglieder. Mit der Verwendung von projektspezifischen Tags können wichtige Ereignisse wie «Critical», «AwaitingConfirmation» und «Priority» erstellt und zugewiesen werden.
- Zeitschätzung: Schätze die benötigte Zeit für jeden Task und vergleiche sie mit der tatsächlich aufgewendeten Zeit.
- Kollaborationstools: Kommentiere direkt in Tasks, teile Dateien und halte die Kommunikation fokussiert.
Nun da du die Kernfunktionen von ActiveCollab kennst, fragst du dich sicher, wieso wir das zweite Tool für die Zeiterfassung benötigen, oder? Ganz einfach: Toggl kann einfach mehr!
Was ist Toggl?
Toggl ist ein beliebtes Tool zur Zeiterfassung. Durch das Starten des Timers kannst du die Zeit, die du für einen aktuellen Task aufwendest, tracken. Dabei kannst du jederzeit flexibel in einem Dashboard den Task, aber auch das Projekt wechseln. Es ist super einfach zu bedienen und gleichzeitig flexibel. Für uns als Agentur ist es besonders wichtig, Stunden als abrechenbar (billable) oder nicht abrechenbar (non-billable) zu markieren. Weitere coole Funktionen sind das Setzen von Favoriten, das Fortsetzen des Trackings von gestern und detaillierte Berichte auf Benutzer-, Projekt- oder Aufgabenebene.
Hier die wichtigsten Features von Toggl:
- Zeiterfassung: Tracke die Zeit für bestimmte Tasks in Echtzeit oder füge sie manuell hinzu.
- Berichte und Einblicke: Erstelle detaillierte Berichte, die zeigen, wie die Zeit über Projekte und Tasks hinweg genutzt wird.
- Integration mit anderen Tools: Toggl lässt sich mit vielen Projektmanagement-Tools verknüpfen, sodass du deine Zeit nahtlos erfassen kannst.
Abrechnung und Rechnungsstellung: Erstelle genaue zeitbasierte Berichte zur Rechnungsstellung für Kunden oder zur internen Auswertung.
Warum wir ActiveCollab und Toggl kombiniert haben
Durch die API Integration von ActiveCollab und Toggl haben wir das Beste aus beiden Welten: Die Projektmanagement-Fähigkeiten von ActiveCollab und die genaue Zeiterfassung von Toggl. So haben wir es in unseren Workflow integriert:
- Projekte erstellen und Tasks in ActiveCollab zuweisen
Jedes Projekt startet in ActiveCollab. Dort legen wir Tasks an und weisen sie den passenden Teammitgliedern zu. Für jeden Task schätzen wir die benötigte Zeit, damit alle wissen, was sie erwartet. - Zeit in Toggl erfassen
Sobald die Tasks verteilt sind, erfassen die Teammitglieder ihre Arbeitszeit mit Toggl. Sie wählen einfach das passende Projekt und den dazugehörigen Task aus und starten den Timer. So wird jede Minute genau erfasst. - Zeitsynchronisierung zwischen Toggl und ActiveCollab
Die in Toggl erfasste Zeit wird automatisch mit ActiveCollab synchronisiert (durch unsere massgeschneiderten Module, mehr dazu weiter unten). So können Projektleiter sowohl die geschätzte als auch die tatsächlich aufgewendete Zeit an einem Ort sehen. Das erleichtert die Übersicht und hilft, Engpässe frühzeitig zu erkennen. - Berichte für Kunden und interne Zwecke erstellen
Alle erfassten Daten stehen in Toggl zur Verfügung, um detaillierte Berichte zu erstellen. Diese Berichte nutzen wir sowohl für Kundenprojekte als auch für interne Analysen, wie viel Zeit für die verschiedenen Projekte aufgewendet wurde.
Workload-Übersicht in ActiveCollab
Weil wir die Zeit für jeden Task schätzen und Start- und Enddaten festlegen, können wir pro Benutzer sehen, wie viele Stunden in einem bestimmten Zeitraum eingeplant sind. Das macht es super einfach, Überlastungen oder freie Kapazitäten zu erkennen.
Wie haben wir die Tools integriert?
Da es keine Standardintegration gab, haben wir selbst ein «custom module» in Toggl erstellt und die API's sprechen lassen.
Nachher mussten die «config files» eingerichtet werden. Bei der Erstinstallation muss auch die SQL-Datenbank entsprechend vorbereitet werden. Um bestimmte Aktionen aus ActiveCollab heraus ausführen zu können (z.B. Projekte oder Tasks anlegen), muss ein Webhook in ActiveCollab eingerichtet werden. Für das regelmässige Pullen der Zeiteinträge von Toggl nach ActiveCollab ist ein weiterer Cronjob auf dem Server einzurichten. Dieser kann dann z. B. stündlich die Time-Entries ziehen.
Aufwändig? Ja, ein bisschen, aber für uns macht es die tägliche Arbeit viel einfacher.
Wenn du auch an dieser oder anderen API-Integrationen interessiert bist, kontaktiere uns.